Sociedades Mercantiles; Rol del Presidente, Secretario y Escrutador en la Asamblea General de Accionistas.

La Asamblea General de Accionistas es el órgano supremo de la sociedad y como tal, puede acordar y ratificar todos los actos y operaciones.

El Órgano Supremo de la Sociedad podrá acordar y ratificar todos los actos, operaciones y sus resoluciones para que sean cumplidas por la persona que este mismo nombre ─artículo 178 de la LGSM─ https://www.senado.gob.mx/65/gaceta_comision_permanente/documento/82914

Por otro lado, es importante indicar que las Asambleas Generales de Accionistas son ordinarias y extraordinarias ─artículo 179 de la LGSM─ https://www.oas.org/juridico/spanish/mesicic3_mex_ley_soc_merc.pdf

Dentro de estas asambleas se designan las figuras de presidente y secretario, solo para efectos de la asamblea y para dar cumplimiento a lo establecido por el artículo 194 de la Ley General de Sociedades Mercantiles, por ejemplo.

El presidente de una asamblea desempeña un papel crucial en la organización y conducción de la misma.

Es el encargado de designar a un escrutador, sus responsabilidades pueden variar dependiendo del tipo de asamblea, pero generalmente incluyen lo siguiente:

• Presidir la reunión: El presidente de la asamblea tiene la responsabilidad de dirigir la reunión, mantener el orden y asegurarse de que se siga el orden del día.

• Facilitar el debate: El presidente debe dar la palabra a los participantes en el momento adecuado, asegurándose de que todos tengan la oportunidad de expresar sus opiniones. También puede moderar el debate para asegurarse de que se mantenga respetuoso y constructivo.

• Hacer cumplir las reglas: El presidente debe asegurarse de que se cumplan las reglas y procedimientos establecidos para la asamblea, como votaciones, tiempos de intervención y quórum.

• Dirigir las votaciones: El presidente supervisa el proceso de votación, anuncia los resultados y en algunos casos, emite su voto de desempate si es necesario.

• Representar a la asamblea: El presidente puede ser el portavoz oficial de la asamblea en asuntos externos y puede tener la responsabilidad de comunicar las decisiones tomadas por la asamblea a otras partes interesadas.

Otra figura en la asamblea es el escrutador, quien se encarga de supervisar el proceso de votación y el conteo de votos. Sus responsabilidades incluyen:

• Supervisar el proceso de votación: Durante este proceso, el escrutador asegura que todo se desarrolle de manera ordenada y que los miembros tengan la oportunidad de votar sin presiones indebidas o interferencias.

• Contar los votos: Después de que se haya cerrado el período de votación, el escrutador procede a contar los votos de manera transparente y precisa. Esto implica verificar que el número de votos emitidos coincida con el número de miembros presentes y contar los votos a favor, en contra y abstenciones, según corresponda.

• Registrar los resultados: El escrutador puede ser responsable de mantener un registro de los resultados de las votaciones, que a menudo se incluye en las actas o minutas de la asamblea para documentar las decisiones tomadas.

• Protocolizar el acta: El escrutador es designado en la misma asamblea para llevar el acta que resulte, con un fedatario público, pudiendo ser notario o corredor, según sea el caso, para que se siga su protocolo dando la formalidad que marca la Ley. 

Por último, el secretario de una asamblea, también es una figura que se designa en la asamblea, sus responsabilidades incluyen:

• Tomar las notas: El secretario toma notas detalladas de lo que ocurre durante la asamblea, incluyendo los temas discutidos, las solicitudes presentadas, los debates y las decisiones tomadas. Estas notas se conocen como “actas” o “minutas” y son un registro oficial de lo que ocurrió en la reunión.

• Verificar el quórum: Antes de que la asamblea comience, el secretario a menudo verifica si se ha alcanzado el quórum necesario para que la reunión sea válida. El quórum es el número mínimo de miembros requeridos para que la asamblea pueda tomar decisiones.

• Leer las actas anteriores: Al comienzo de la reunión, el secretario puede leer las actas o minutas de la reunión anterior para que los miembros las revisen y, si es necesario, las aprueben o modifiquen.

• Facilitar la comunicación: El secretario puede ser responsable de recibir y distribuir documentos, comunicados o correspondencia relacionada con la asamblea.

• Archivar documentos: Después de la reunión, el secretario archiva las actas y otros documentos relacionados con la asamblea para su futura referencia y registro.

Finalmente, es de suma importancia comentar que el Presidente y Secretario son los que deben firmar las actas de asamblea, ya que sin esto, el acta pueda ser impugnada de nulidad.

En caso de dudas o si requieres mayor información sobre el cumplimiento de las obligaciones relacionadas con las asambleas, manda un correo electrónico a la dirección contacto@decapacsc.com y con gusto te atenderemos.